香港公司公證文件可在中國使用三種形式：全套、半套和董事決議。具體格式取決于證書的用途和使用地點（因為一些省市規定了其公證格式），但原則上，所有變更和變更必須以董事會決議的形式處理。

香港公司董事會決議公證使用的一般場合

中國大陸應設立外國代表機構、外商獨資公司、中外合資企業，以及相關變更，如代表機構的延長、代或代代表的任命、外資股的變更。

根據工商局2006年4月27日發布的《關于外商投資公司審批注冊管理法律適用若干問題的實施意見》第五條，“外商投資工商企業第200681號”，申請審查時向審批登記機關提交的外國投資者主體資格證書或身份證明，外商投資公司的批準和設立登記，由其所在國的公證機關公證，并經中國駐該國使（領）館認證。香港、澳門、臺灣投資者的主體資格證書或者身份證明，應當依法提供當地公證機構的公證文件。

2、在法院進行相關訴訟活動

高人民法院《關于民事訴訟證據的若干規定》第十一條規定，當事人提供的證據在境外形成的，必須辦理相應的公證認證手續。

3、申請商標、專利

以海外公司名義申請商標、專利及相關轉讓和復議需要公證和認證。

香港公司董事會決議公證流程

香港公司的文件不能直接在中國使用。來自香港的文件被送往中國大陸使用。由中國委托的公證人進行公證，將公證文件送至中國法律服務（香港）有限公司，并加蓋公章進行傳遞。

辦理香港公司董事會決議公證要準備的文件

香港公司注冊證書；香港公司章程；香港公司商業登記證；香港公司新周年申報表；香港公司董事會決議。

準備資料齊全的情況下，辦理香港公司公證附加董事會決議文件公證時間是10-15個工作日。